En el ámbito laboral, es común que las empresas compensen a sus empleados por los gastos incurridos durante desplazamientos laborales mediante dietas, las cuales incluyen conceptos como manutención, alojamiento y locomoción.
Estas asignaciones son una forma de cubrir los gastos adicionales que el trabajador no tendría en su lugar habitual de trabajo. Además, la normativa permite que estas dietas puedan estar exentas de tributación en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos y límites claramente definidos, como justificar el desplazamiento, el motivo laboral y respetar los importes máximos establecidos para que no se consideren retribución salarial.
Esto convierte a las dietas en una herramienta clave para compensar al trabajador sin generar una carga fiscal adicional para él o la empresa.
Importes Exentos de IRPF para Dietas y Gastos de Locomoción
Según la normativa actual, los importes exentos de tributación en concepto de dietas y gastos de locomoción son los siguientes:

Las dietas son una herramienta clave para compensar los gastos adicionales que los trabajadores enfrentan cuando deben desplazarse por motivos laborales a un lugar distinto de su domicilio habitual o del centro de trabajo asignado; por lo que no pueden abonarse dietas exentas si el trabajador realiza su actividad en su propio domicilio o en el centro habitual de trabajo, ya que en estos casos no se genera un desplazamiento que justifique los gastos.
Además, en situaciones donde la empresa proporciona vehículos propios para los desplazamientos laborales, los costes asociados, como combustible, mantenimiento o peajes, son asumidos directamente por la empresa. Esto significa que los trabajadores no incurren en gastos de locomoción y, por tanto, no procede abonarles dietas por este concepto. Las dietas están diseñadas para compensar gastos personales del trabajador, y si estos no se producen, cualquier pago adicional no puede considerarse exento y debe tratarse como retribución sujeta a cotización.
Del mismo modo, si la empresa paga directamente los gastos de manutención del trabajador, como comidas en restaurantes mediante tickets o facturas, tampoco se pueden abonar dietas exentas de IRPF. En estos casos, el trabajador no incurre en un gasto propio, lo que elimina la base para justificar la exención fiscal.
Cualquier cantidad adicional pagada por este concepto tendría que integrarse como salario y estaría sujeta a las correspondientes obligaciones fiscales y de cotización. La clave siempre será garantizar que las dietas compensen gastos reales, justificados y relacionados con desplazamientos laborales específicos.
Sólo será necesario la presentación de la factura de comida xi los importes abonados en concepto de dietas superan los límites exentos. En el resto de casos, no es necesario presentar una factura de la comida para justificar y deducir una dieta. Lo importante es justificar el desplazamiento laboral mediante documentación adecuada y cumplir con los límites establecidos para que las dietas estén exentas de tributación en el IRPF.
Justificación de las Dietas
Para que estas dietas estén exentas de tributación, es fundamental que la empresa justifique adecuadamente los desplazamientos de sus empleados. La Agencia Tributaria establece que no es al empleado al que corresponde probar la realidad de los desplazamientos y gastos de manutención y estancia, sino al empleador.
En este sentido, la empresa debe acreditar:
- El día y lugar del desplazamiento.
- El motivo laboral del mismo.
Esta justificación puede realizarse mediante documentos como órdenes de trabajo, partes de desplazamiento, informes de servicio o cualquier otro medio que refleje la realidad del desplazamiento.
Recomendaciones para las Empresas
Para garantizar el correcto tratamiento fiscal de las dietas y evitar posibles contingencias en caso de inspección, se aconseja a las empresas:
- Documentar detalladamente cada desplazamiento,
indicando fechas, lugares y motivos. - Conservar los justificantes de gastos de transporte, peajes y aparcamientos,
especialmente cuando se utilice vehículo propio. - Asegurarse de que las dietas abonadas no superen los límites exentos establecidos por la normativa.
En resumen, la clave para que las dietas abonadas a los empleados estén exentas de tributación radica en la adecuada justificación de los desplazamientos laborales. Una correcta gestión documental y el cumplimiento de los límites establecidos por la normativa vigente son esenciales para garantizar el tratamiento fiscal favorable de estas asignaciones.
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