Se deben guardar los documentos físicos y todo lo digital, como los mails sobre la facturación, enviada y recibida. Deberá garantizarse que esa documentación es auténtica, con contenido original, legible y legal.
Y lo recomendable es conservar esta documentación por un mínimo de 5 años.
De tal forma que en julio del 2.022, cuando se presentó el Impuesto de Sociedades del año 2.021, prescribió el ejercicio 2.017.
Pero estos plazos cambien para Hacienda, el Registro Mercantil, Laboral, ….
Según la normativa Fiscal
Son 4 ejercicios los que se consideran que deben guardarse los documentos, desde la finalización de estos. Aún así, hay que tener en cuenta que hay ciertas excepciones en los que se debe prestar especial atención:
- Si nuestro ejercicio ha tenido pérdidas en algún ejercicio,
deberemos conservar los documentos durante 10 años. - Cuando Hacienda realiza revisiones de impuestos o presenta una declaración complementaria, reiniciamos el tiempo de conservación.
Es decir, si una documentación de 2019 ha sido revisada en el 2021,
deberíamos guardarla hasta 2025. - Cuando hablamos de activos debemos tener en cuenta el final de su amortización.
Por ejemplo, si compramos un activo en 2010 y lo tenemos amortizando hasta 2020,
deberemos guardar los documentos hasta 2024. - Si adquirimos algún inmovilizado, cuyo valor esté por encima de 3.005,06 €
se deberán guardar las facturas correspondientes durante 9 años, si son muebles
y durante 14 años si son inmuebles.
La sanción que se impone a las empresas por no presentar un requerimiento obligatorio en este aspecto es del 2% de la cifra de negocio, siendo como mínimo de 10.000 €.
Según la normativa Mercantil
Encontramos que las empresas deben guardar sus libros de contabilidad, justificantes y documentación, que sea del mismo ámbito, durante 6 años.
El comienzo de la cuenta será el ultimo asiento realizado en los libros.
Los libros oficiales donde realizamos la contabilidad, las cuentas anuales firmadas, los contratos que tienen una larga duración o las copias de seguridad informática de registros contables son algunos de los documentos que vale la pena conservar de manera indefinida.
Aún así, esto no es todo. Hay muchos documentos que son imprescindibles guardar hasta que ya no tengan validez. Es decir, son documentos que hasta que no se haya concluido una acción o no haya acuerdos vigentes, es recomendable custodiarlos.
Según la normativa Laboral
Los responsables de dichas infracciones son todas aquellas personas que estén cualificadas para contratar a una persona laboral.
A continuación, veremos algunas de las normas reguladas para el Orden Social:
- Los plazos de prescripción de las infracciones son de 3 años en el ámbito laboral
y de 5 años con la Seguridad Social. - Los empresarios deberás mantener un registro de las horas de sus trabajadores, de manera mensual durante 4 años.
- Será una infracción por parte del empresario el no tener en el lugar de trabajo la exposición del ejemplar del documento de cotización durante al menos 1 mes.
