La implantación del sistema VERIFACTU y la Ley Antifraude marcan un antes y un después en la forma de facturar. A partir de ahora, las facturas deben ser inalterables, seguras y verificables, lo que cambia por completo la manera en la que autónomos y empresas gestionan su documentación.
En este nuevo escenario, herramientas como las facturas proforma, las facturas rectificativas y la anulación de facturas cobran una importancia decisiva para trabajar con seguridad y evitar sanciones.
1. La inalterabilidad: el principio clave de VERIFACTU
Los programas de facturación homologados deben garantizar que cada registro sea íntegro, trazable y no se pueda modificar. Esto se consigue mediante mecanismos técnicos como la firma electrónica o el hash encadenado.
La consecuencia es clara: una vez emitida la factura, no se puede cambiar sin dejar rastro.
Y cuidado: las sanciones por incumplir esta obligación pueden alcanzar hasta 50.000 € por ejercicio.
2. Facturas proforma: la revisión previa es más importante que nunca
Este tipo de factura se convierte en un paso imprescindible en el nuevo escenario de facturación digital. Aunque no tiene validez contable ni fiscal, funciona como un borrador previo que permite revisar todos los datos con calma antes de emitir la factura definitiva.
Con VERIFACTU, una vez que la factura se genera y queda registrada, ya no puede alterarse.
Esto significa que cualquier error, por mínimo que sea —una dirección incorrecta, un NIF mal escrito o un concepto equivocado—, obligará después a emitir una factura rectificativa o, en algunos casos, anular la factura.
Por eso, el uso de la proforma o de la función de borrador en el software de facturación se convierte en una medida de prevención esencial. Permite comprobar importes, bases imponibles, tipos de IVA, datos de clientes y observaciones. Dedicar unos minutos a esta revisión evita posteriores trámites complejos y, sobre todo, el riesgo de llamar la atención de la Agencia Tributaria.
Por lo que la factura proforma ya no es opcional ni un simple trámite comercial, sino la primera línea de defensa contra errores costosos y sanciones innecesarias.
3. Facturas rectificativas y anulación: los únicos caminos de corrección
Cuando, pese a todo, se comete un error en una factura ya emitida y registrada, no está permitido modificarla directamente. La normativa obliga a utilizar los mecanismos oficiales de corrección, que garantizan la trazabilidad y transparencia de cada movimiento.
- Factura rectificativa:
es la herramienta habitual para corregir datos esenciales, como una base imponible mal calculada, un tipo de IVA incorrecto o la omisión de un concepto relevante.
Estas facturas generan un registro adicional que “corrige” a la original, quedando ambos vinculados en la cadena de facturación. - Registro de anulación:
reservado para situaciones extraordinarias, como cuando la factura se emitió sin que existiera realmente la operación (por ejemplo, una venta anulada antes de entregarse el producto o un error de cliente).
La anulación resta el importe de la factura en la contabilidad y queda registrada también en la trazabilidad del sistema.
En ambos casos, la factura original se conserva intacta en el sistema, sin posibilidad de eliminación ni alteración, y cada nuevo registro se encadena al anterior. Esto asegura que la Agencia Tributaria pueda verificar en todo momento qué ocurrió y cómo se gestionó la corrección.
De este modo, la normativa busca reforzar la seguridad jurídica y la transparencia, pero también aumenta la responsabilidad de los empresarios: cada corrección genera un rastro que debe estar bien justificado.
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