Saber qué gastos puedes deducir como autónomo o sociedad es clave para optimizar la rentabilidad de tu actividad económica. Aquí te explicamos de manera clara cuándo puedes deducir gastos relacionados con el uso de un vehículo, trabajar desde casa, y los gastos generales que se originan en tu actividad profesional.
Deducción de gastos generales
En términos generales, para que un gasto sea deducible, debe estar afecto a la actividad económica que desarrollas, es decir, tiene que estar directamente relacionado con tu negocio o actividad profesional.
A continuación, te explicamos cuándo los gastos generales son deducibles y cuándo no.
- ¿Cuándo son deducibles los gastos generales?
- Los gastos que puedes deducir deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Necesarios para la actividad:
El gasto tiene que estar relacionado con la generación de ingresos o ser indispensable para el funcionamiento de tu negocio. Por ejemplo, los gastos en papelería, materiales de oficina, servicios de marketing, asesoría, o viajes laborales. - Justificados con facturas:
Todo gasto debe estar respaldado por una factura válida (con todos los requisitos fiscales), no solo por un ticket o recibo. Es fundamental conservar estas facturas a tu nombre como parte de tu contabilidad. - Registrados en la contabilidad:
Los gastos deducibles tienen que estar anotados correctamente en los libros de contabilidad de tu actividad. - Pagados por medios bancarios:
Para ciertos gastos (como sueldos, proveedores o compras importantes), Hacienda exige a las sociedades que se realicen a través de métodos de pago bancarios (transferencias, tarjetas o cheques) sobre todo si la cuantía total es superior a 1.000€.
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- Necesarios para la actividad:
- Los gastos que puedes deducir deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Ejemplos de gastos generales deducibles:
- Material de oficina:
Papel, bolígrafos, impresoras, ordenadores, y cualquier equipo necesario para el funcionamiento de la actividad. - Alquiler de locales:
Si alquilas una oficina o un local, el gasto de alquiler es completamente deducible, siempre que esté afecto a la actividad. - Sueldos y seguridad social de empleados:
El salario de tus empleados y los pagos a la seguridad social son deducibles como gastos de personal. - Servicios profesionales:
Gastos en asesoría, consultoría, contabilidad y otros servicios profesionales necesarios para la gestión de tu actividad. - Suministros del local:
Gastos de luz, agua, teléfono, internet, limpieza, entre otros, siempre que estén destinados a tu negocio.
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- Material de oficina:
- ¿Cuándo no son deducibles los gastos generales?
- Los gastos no serán deducibles si:
- No están relacionados con la actividad profesional:
Si el gasto no contribuye de forma directa a la actividad económica, no podrá ser deducido. Por ejemplo, las compras personales, los gastos familiares o los gastos recreativos no son deducibles. - No están correctamente documentados:
Los gastos sin factura válida no serán aceptados por Hacienda, por lo que tickets simples o documentos que no cumplan los requisitos fiscales no podrán deducirse. - Gastos mixtos:
Si un gasto tiene tanto un uso personal como profesional (por ejemplo, teléfono móvil o internet en casa), solo podrás deducir la parte proporcional que se destina a la actividad profesional. Es importante justificar esta proporción en caso de inspección.
- No están relacionados con la actividad profesional:
- Los gastos no serán deducibles si:
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Deducción de gastos del Vehículo
Si eres autónomo o representas a una sociedad, deducir los gastos del vehículo depende del uso que le des en tu actividad profesional.
- Vehículo usado exclusivamente para la actividad:
Si puedes demostrar de forma indudable que utilizas el vehículo únicamente para fines laborales (como un coche de empresa o un vehículo comercial), podrás deducir el 100% de los gastos asociados. Estos incluyen el combustible, el seguro, las reparaciones, y cualquier otro gasto derivado del uso del vehículo. Evita presentar facturas de combustible con fechas de fines de semana o festivos, ya que Hacienda puede cuestionar el uso exclusivo del vehículo en la actividad profesional durante esos días. - Vehículo usado parcialmente para la actividad:
Si el vehículo se usa tanto para fines laborales como personales (algo común en los autónomos), puedes deducir hasta el 50% de los gastos relacionados, siempre que puedas justificar claramente el uso mixto para ello necesitarás pruebas adicionales y claras, como la rotulación del vehículo o la demostración de su uso exclusivo en la actividad profesional.
La Agencia Tributaria ha intensificado las comprobaciones en vehículos de alta gama no rotulados (Mercedes, BMW, Porsche, etc.). Estas revisiones pueden afectar tanto al IVA como al Impuesto sobre Sociedades y la tributación en especie en el IRPF. - Gastos no deducibles:
Si el vehículo se usa exclusivamente para fines personales y no tiene ningún vínculo con la actividad económica, no podrás deducir ningún gasto relacionado con él.
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Deducción de gastos por trabajar desde Casa
Trabajar desde casa es una opción cada vez más común para los autónomos, y hay ciertos gastos que pueden deducirse siempre que se destine una parte del domicilio a la actividad profesional.
- Porcentaje de deducción:
Si utilizas una parte de tu vivienda para trabajar (por ejemplo, un despacho), puedes deducir el porcentaje correspondiente de los gastos de la vivienda, proporcional al espacio utilizado para la actividad con un máximo del 15% del gasto total. - Gastos deducibles:
Podrás deducir el porcentaje de los siguientes gastos:- Suministros (luz, agua, gas, internet).
- Alquiler o intereses de la hipoteca.
- Reparaciones o mejoras que afecten el espacio de trabajo.
- Gastos no deducibles:
No se pueden deducir los gastos relacionados con el uso exclusivamente personal de la vivienda, ni aquellos que no afecten directamente al espacio dedicado a la actividad económica.
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Conclusión: Aprovecha al máximo tus deducciones
Conocer qué gastos son deducibles y cuándo aplicarlos es clave para maximizar la rentabilidad de tu actividad económica, ya seas autónomo o representes a una sociedad. Al entender claramente qué partidas puedes deducir, como gastos en suministros, alquiler, vehículo o incluso trabajar desde casa, puedes optimizar tus recursos y reducir tu carga fiscal de manera legal. No obstante, es esencial que cada gasto esté debidamente justificado con facturas válidas y registrado correctamente en tu contabilidad para evitar sanciones o problemas con Hacienda en caso de inspección. Un control riguroso y transparente no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también te permitirá tomar decisiones financieras más acertadas y estratégicas para tu negocio.
En Cuentamas Asesoría, nos comprometemos a brindarte un servicio integral para que puedas maximizar tus deducciones fiscales de manera legal y eficiente. Entendemos que cada negocio es único, por lo que analizamos tus necesidades específicas y te proporcionamos un asesoramiento personalizado que te permita optimizar tus gastos y cumplir con la normativa vigente. Nuestro equipo de expertos en fiscalidad te acompañará en cada paso, asegurándose de que aproveches todas las oportunidades que te ofrece la ley sin correr riesgos innecesarios. Con nuestro apoyo, podrás tomar decisiones informadas que contribuyan al crecimiento y la sostenibilidad de tu empresa.